Belajar dan Berbagi

Resep, Tips dan Peluang Usaha Sekitar Kita

Tag: sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad

Berikut ini sistem penyimpanan arsip yang kamu ketahui

Berikut ini sistem penyimpanan arsip yang kamu ketahui, yaitu langka pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada 2(dua) macam penyimpanan yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai proses (File pending) dan juga penyimpanan warkat yang sudah di proses (FileTetap).

baca juga: Berikut Ini Adalah Resep Bakso Urat Kasar Yang Nikmat

Arsip yaitu rekaman kegiatan ataupun peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi. Dan juga komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan. Perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan juga perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

baca juga: Ini Dia Macam Macam Arsip Yang Perlu Kamu Ketahui

Kearsipan merupakan penyimpanan warkat (filing) yaitu kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan juga tata cara yang telah ditentukan. Sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) yaitu pengambilan warkat (finding).

Berikut ini sistem penyimpanan arsip yang kamu ketahui

Sistem penyimpanan merupakan sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja. Penyimpanan dapat diciptakan dan juga penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Sistem penyimpanan pada prinsipnya yaitu penyimpanan berdasarkan kata-tangkap (caption) dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun juga angka yang disusun menurut urutan tertentu.

Pada dasarnya ada dua jenis urutan, yaitu urutan abjad dan juga urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad yaitu sistem mana (sering disebut sistem abjad), sistem geografis, dan sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan urutan angka adalah sistem numerik, sistem kronologis dan juga sistem subjek numerik.

1. Penyimpanan sementara(file pending)

Berikut ini sistem penyimpanan arsip yang kamu ketahui, File pending atau pun file tindak lanjut (follow-up file) merupakan file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan pula. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan-bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya, dan juga 31 map bulan berikutnya lagi.

Pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk (guide) bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending sampai waktu tertentu misalnya dapat dimasukkan ke dalam map di bawah bulan dan juga tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan tersebut. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari lemari arsip atau (filing cabinet) yang dipergunakan.

2. Penyimpanan tetap(file permanen)

Berikut ini sistem penyimpanan arsip yang kamu ketahui, Umumnya kantor-kantor yang kurang memperhatikan prosedur atau langkah-langkah penyimpanan warkat. Memang pengalaman menunjukan bahwa banyak dokumen atau pun warkat yang hilang pada prosedur permulaan, sedang kan kalau sudah sampai ke penyimpanan. Kecepatan penemuan dokumen memegang peranan. Dan kecepatan ini banyak tergantung kepada sistem yang dipergunakan, peralatan dan juga petugas filing.

Berikut Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip dapat dijelaskan sebagai berikut (Amsyah, 2008:5):

1. Pemeriksaan Arsip

Berikut ini sistem penyimpanan arsip yang kamu ketahui adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian. Bahwa arsip-arsip tersebut sudah siap untuk disimpan maka surat tersebut harus dimintakan dahulu kejelasannya kepada yang berhak dan juga kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan. Maka pada kasus ini dapat disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan telah hilang.

2. Mengindeks Arsip

Berikut ini sistem penyimpanan arsip yang kamu ketahui dengan cara Mengindeks. Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau pun subjek apa, kata tangkap lainnya surat akan disimpan. Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada kepala surat untuk jenis surat masuk dan juga nama individu untuk jenis surat keluar. Demikian surat masuk dan juga surat keluar akan tersimpan pada satu map dengan kata tangkap yang sama.

3. Memberi Tanda

Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan cara memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada kata lengkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks. Dengan adanya tanda ini maka surat akan disortir dan juga disimpan, di samping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah menyimpan akan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yang sudah ada tersebut.

Pembagian Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Nomor

Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Nomor –  Dalam sistem ini susunan dokumen atau arsip dalam file diatur berdasarkan nomor/kode klasifikasi persepuluhan, juga memerlukan guide, dan folder.

Susunan folder adalah menurut tingkatan nomor/kode klasifikasi desimal yang disusun dari sebelah kanan menjurus ke sebelah kiri menurut tingkat-tingkat pemecahan dari yang besar sampai yang lebih kecil. Sarana utama penemuan kembali ialah nomor/kode desimal.  

Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip yang sesuai dengan standar, salah satunya adalah sistem penyimpanan arsip dengan sistem nomor. Bagaimana sih sistem penyimpanan arsip dengan sistem wilayah itu? Yuk simak dibawah ini penjelasannya.

Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Nomor (Numerical Filling System)

sistem penyimpanan arsip dengan sistem nomor

1. Kelebihan Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Nomor

1). Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.

2). Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.

3). Sederhana dan mudah dilaksanakan.

4). Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.

5). Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.

6). Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.

2. Kelemahan Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Nomor

1). Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.

2). Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.

3). Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.

Pembagian Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Nomor

sistem penyimpanan arsip dengan sistem nomor

Ada dua macam filing system nomor, yaitu filing system nomor Dewey dan filing system nomor Terminal Digit.

1. Filing system Nomor Dewey

Filing system nomor dewey disebut juga system decimal. Dalam system ini yang harus dilakukan meliputi hal-hal berikut.

1)  Merancang daftar klasifikasi nomor

Daftar klasifikasi adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang terdapat dalam kantor/perusahaan. Persoalan kegiatan ini dikelompokkan lalu diberi nomor kode.

2)  Menyiapkan dan menyusun perlengkapan

3)  Penyimpanan Surat

2. Filing system Nomor Terminal

Filing system nomor terminal digit adalah system kearsipan yang memakai nomor urut dalam buku arsip.

Dalam filing system ini yang perlu diperhatikan ialah sebagai berikut.

1). Menyiapkan perlengkapan

a). Buku arsip (di bawah ini contoh kolom buku arsip)

b). Filing cabinet, yang mempunyai laci 10, pada laci dicantumkan kode-kode berikut.

  • Laci pertama diberi kode 00-09
  • Laci kedua diberi kode 10-19
  • dan seterusnya sampai …
  • Laci kesepuluh, berkode 90-99

c). Guide. Tiap laci dipasaang guide berkode sesuai urutan nomor. Contoh: Laci berkode 00-09 di dalamnya dipasang guide bernomor 00, 01, … sampai 09.

d). Map folder. Tiap folder ditempatkan di belakang guide sebanyak 10 buah dengan nomor berurutan mulai dari 0, 1, 2, … sampai 9. Agar folder-folder tidak tertukar satu sama lainnya pada guide berbeda, maka tiap-tiap folder diberi kode guidenya, contohnya: di belakang guide berkode 00, foldernya diberi kode 00/0, 00/1, 00/2, … sampai 00/9.

e). Kartu indeks, kotak kartu, dan rak sortir.

2). Penyimpanan surat

Prosedur penyimpanan surat dapat dilakukan sebagai berikut.

a). Surat yang masuk dicatat dalam buku arsip.

b). Surat diberi nomor kode dan diindeks untuk menentukan pada laci berapa, guide dan folder mana surat akan disimpan. Cara mengindeks nomor kode dilakukan dengan mengklasifikasikan nomor tersebut dalam tiga unit.

  • Unit I    : diambil dua angka dari depan, sebagai petunjuk nomor laci dan nomor guide
  • Ke II      : diambil satu angka setelah Unit I, petunjuk nomor map
  • Unit III : diambil seluruh angka setelah Unit II, sebagai penentu urutan surat  dalam map/folder.

c). Setelah pemberian nomor dan diindeks, surat disimpan pada laci sesuai dengan nomor kodenya.

Itulah sistem penyimpanan arsip dengan sistem nomor yang bisa Anda coba untuk dokumen penting yang Anda punya.

Agar dokumen penting seperti ijazah, kartu keluarga, surat tanah supaya tetap aman, selain diberlakukan sistem penyimpanan arsip dengan sistem nomor, Anda juga bisa menggunakan brankas sebagai pilihan lain.

© 2019 Belajar dan Berbagi

Theme by Anders NorenUp ↑