Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Nomor –  Dalam sistem ini susunan dokumen atau arsip dalam file diatur berdasarkan nomor/kode klasifikasi persepuluhan, juga memerlukan guide, dan folder.

Susunan folder adalah menurut tingkatan nomor/kode klasifikasi desimal yang disusun dari sebelah kanan menjurus ke sebelah kiri menurut tingkat-tingkat pemecahan dari yang besar sampai yang lebih kecil. Sarana utama penemuan kembali ialah nomor/kode desimal.  

Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip yang sesuai dengan standar, salah satunya adalah sistem penyimpanan arsip dengan sistem nomor. Bagaimana sih sistem penyimpanan arsip dengan sistem wilayah itu? Yuk simak dibawah ini penjelasannya.

Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Nomor (Numerical Filling System)

sistem penyimpanan arsip dengan sistem nomor

1. Kelebihan Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Nomor

1). Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.

2). Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.

3). Sederhana dan mudah dilaksanakan.

4). Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.

5). Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.

6). Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.

2. Kelemahan Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Nomor

1). Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.

2). Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.

3). Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.

Pembagian Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Nomor

sistem penyimpanan arsip dengan sistem nomor

Ada dua macam filing system nomor, yaitu filing system nomor Dewey dan filing system nomor Terminal Digit.

1. Filing system Nomor Dewey

Filing system nomor dewey disebut juga system decimal. Dalam system ini yang harus dilakukan meliputi hal-hal berikut.

1)  Merancang daftar klasifikasi nomor

Daftar klasifikasi adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang terdapat dalam kantor/perusahaan. Persoalan kegiatan ini dikelompokkan lalu diberi nomor kode.

2)  Menyiapkan dan menyusun perlengkapan

3)  Penyimpanan Surat

2. Filing system Nomor Terminal

Filing system nomor terminal digit adalah system kearsipan yang memakai nomor urut dalam buku arsip.

Dalam filing system ini yang perlu diperhatikan ialah sebagai berikut.

1). Menyiapkan perlengkapan

a). Buku arsip (di bawah ini contoh kolom buku arsip)

b). Filing cabinet, yang mempunyai laci 10, pada laci dicantumkan kode-kode berikut.

  • Laci pertama diberi kode 00-09
  • Laci kedua diberi kode 10-19
  • dan seterusnya sampai …
  • Laci kesepuluh, berkode 90-99

c). Guide. Tiap laci dipasaang guide berkode sesuai urutan nomor. Contoh: Laci berkode 00-09 di dalamnya dipasang guide bernomor 00, 01, … sampai 09.

d). Map folder. Tiap folder ditempatkan di belakang guide sebanyak 10 buah dengan nomor berurutan mulai dari 0, 1, 2, … sampai 9. Agar folder-folder tidak tertukar satu sama lainnya pada guide berbeda, maka tiap-tiap folder diberi kode guidenya, contohnya: di belakang guide berkode 00, foldernya diberi kode 00/0, 00/1, 00/2, … sampai 00/9.

e). Kartu indeks, kotak kartu, dan rak sortir.

2). Penyimpanan surat

Prosedur penyimpanan surat dapat dilakukan sebagai berikut.

a). Surat yang masuk dicatat dalam buku arsip.

b). Surat diberi nomor kode dan diindeks untuk menentukan pada laci berapa, guide dan folder mana surat akan disimpan. Cara mengindeks nomor kode dilakukan dengan mengklasifikasikan nomor tersebut dalam tiga unit.

  • Unit I    : diambil dua angka dari depan, sebagai petunjuk nomor laci dan nomor guide
  • Ke II      : diambil satu angka setelah Unit I, petunjuk nomor map
  • Unit III : diambil seluruh angka setelah Unit II, sebagai penentu urutan surat  dalam map/folder.

c). Setelah pemberian nomor dan diindeks, surat disimpan pada laci sesuai dengan nomor kodenya.

Itulah sistem penyimpanan arsip dengan sistem nomor yang bisa Anda coba untuk dokumen penting yang Anda punya.

Agar dokumen penting seperti ijazah, kartu keluarga, surat tanah supaya tetap aman, selain diberlakukan sistem penyimpanan arsip dengan sistem nomor, Anda juga bisa menggunakan brankas sebagai pilihan lain.